Najczęstsze błędy wysyłki KSeF i jak je obsłużyć

Wysyłka faktury do KSeF może zakończyć się błędem z różnych powodów. Oto najczęstsze problemy i sposoby ich rozwiązania.

Błąd 401 — Niepoprawny token

Przyczyna: Token API KSeF wygasł lub jest niepoprawny. Rozwiązanie: Odśwież token w panelu KSeF ministerstwa. Zaktualizuj token w ustawieniach firmy w KSeF Desk.

Błąd 400 — Błąd struktury XML

Przyczyna: Plik XML nie spełnia schematu FA(3). Najczęstsze przyczyny:

• Brakujące pole obowiązkowe (NIP nabywcy, kwoty VAT)
• Niepoprawny format daty
• Nieznany kod stawki VAT

Rozwiązanie: Sprawdź walidację XML przed wysyłką. Porównaj ze schematem xsd ministerstwa.

Błąd 403 — Brak uprawnień

Przyczyna: Token nie ma uprawnień do wystawiania faktur dla danego NIP. Rozwiązanie: Sprawdź w panelu KSeF czy token ma rolę 'wystawiający'. Wygeneruj nowy token z odpowiednimi uprawnieniami.

Timeout / brak odpowiedzi

Przyczyna: System KSeF chwilowo niedostępny lub przerwa techniczna. Rozwiązanie: Poczekaj kilka minut. Sprawdź status systemu KSeF na stronie ministerstwa. Użyj funkcji ponownej wysyłki.

Jak monitorować błędy w KSeF Desk?

W sekcji Outbox każda faktura ma log błędów. Kliknij fakturę aby zobaczyć szczegółowy opis błędu i historię prób wysyłki.

Jak skrócić czas diagnozy

Największą przewagą operacyjną daje połączenie trzech elementów: logu żądań API, czytelnych statusów w UI oraz możliwości ponownego uruchomienia procesu bez ręcznego odtwarzania całej ścieżki.

FAQ

Czy każdy błąd trzeba diagnozować po stronie XML?

Nie. Część problemów dotyczy uprawnień, środowiska, wygasłych sekretów albo chwilowej niedostępności KSeF.

Powiązane tematy i kolejne kroki

Aby lepiej diagnozować błędy wysyłki, zobacz również:

• KSeF: statusy wysyłki i typowe błędy walidacji FA(3),
• Co to jest UPO w KSeF i gdzie je sprawdzić?,
• FA(3) w KSeF — definicja w słowniku.

Jeżeli budujesz własne integracje, przejdź też do artykułu KSeF API: co musi umieć integracja w praktyce.