Jak uruchomić backfill w KSeF Desk

TL;DR

Backfill w KSeF Desk służy do ponownego pobrania dokumentów za konkretny zakres dat i dla konkretnej firmy. Najczęściej używasz go wtedy, gdy część faktur nie pojawiła się po standardowej synchronizacji, gdy wdrażasz nową firmę do systemu albo gdy chcesz odtworzyć archiwum XML za wcześniejszy okres.

Kiedy użyć backfill

Backfill warto uruchomić w czterech typowych sytuacjach:

1. po pierwszym podłączeniu firmy do workspace,
2. po wykryciu możliwej luki w historii pobrań,
3. po błędzie synchronizacji widocznym w Historia synchronizacji,
4. gdy klient lub księgowość zgłasza brak konkretnej partii dokumentów.

W praktyce backfill jest najbezpieczniejszym pierwszym krokiem zanim przejdziesz do bardziej ręcznych działań awaryjnych.

Jak uruchomić backfill krok po kroku

1. Przejdź do Inbox.
2. Wybierz właściwą firmę.
3. Ustaw zakres dat, który chcesz ponownie pobrać.
4. Określ typ dokumentów: zakup, sprzedaż lub oba typy.
5. Kliknij Uruchom backfill i poczekaj na wpis w historii synchronizacji.

Po uruchomieniu system tworzy osobny sync-run, dzięki czemu możesz później sprawdzić, ile dokumentów zostało dopisanych lub zaktualizowanych.

Jak dobrać zakres dat

Najlepiej zaczynać od krótszego okna, na przykład 1, 3 lub 7 dni. Jeżeli problem dotyczy większego okresu, można stopniowo rozszerzać zakres. To podejście ułatwia diagnostykę i zmniejsza ryzyko, że trudniej będzie zrozumieć wynik dużego, jednorazowego backfillu.

Jak sprawdzić efekt

Po uruchomieniu wróć do ekranu Historia synchronizacji. Zwróć uwagę na:

• status runu,
• zakres dat zapisany w filtrach,
• liczbę nowych dokumentów,
• liczbę zaktualizowanych rekordów,
• ewentualny komunikat błędu.

Jeżeli nadal widać nieciągłość w danych, przejdź dodatkowo do Luki sync, gdzie system pokazuje dni bez faktur, bez sync-runów albo z błędami.

Dobre praktyki

• zaczynaj od krótszego zakresu,
• uruchamiaj backfill dla jednej firmy naraz,
• po każdym backfill sprawdź Historia synchronizacji,
• przy dniach oznaczonych jako podejrzane korzystaj z sugerowanych okien backfill,
• gdy klient ma XML lokalnie, użyj też Ręczny import XML jako fallback.

Co zrobić, jeśli backfill nie pomaga

Jeżeli problem nie znika po ponownej synchronizacji, przejdź do prostego planu awaryjnego:

1. sprawdź uprawnienia i kontekst firmy,
2. porównaj zakres dat z realnym okresem wystawienia lub odbioru faktury,
3. użyj numeru KSeF do ręcznej diagnostyki dokumentu,
4. w razie potrzeby zaimportuj XML ręcznie, aby księgowość mogła kontynuować pracę.

FAQ

Czy backfill duplikuje faktury?

Nie powinien. Mechanizm został zaprojektowany jako ponowny pobór i aktualizacja istniejących danych, a nie tworzenie niekontrolowanych duplikatów.

Czy backfill działa dla zakupów i sprzedaży?

Tak. Możesz wskazać tylko dokumenty zakupowe, tylko sprzedażowe albo oba typy.

Czy warto uruchamiać backfill za cały miesiąc od razu?

Tylko wtedy, gdy wiesz, że problem dotyczy całego okresu. W diagnostyce lepiej zacząć od mniejszego okna i rozszerzać je stopniowo.

Powiązane materiały

Jeżeli używasz backfill do odzyskania brakujących dokumentów, przejdź też do tych materiałów:

• Nie pobierają się wszystkie faktury z KSeF? Checklista diagnostyczna,
• KSeF: odbiór faktur od 1 lutego 2026 — co to znaczy w praktyce,
• Numer KSeF — definicja.

Jeżeli problem dotyczy pracy biura rachunkowego, zobacz też Jak działa paczka faktur dla księgowości.