Jak skonfigurować przypomnienia o nieopłaconych fakturach

Cel tej funkcji

Przypomnienia o nieopłaconych fakturach pozwalają wysyłać zbiorczy e-mail z listą zobowiązań dla wskazanych firm. To dobre rozwiązanie dla właściciela, operatora albo biura rachunkowego, które chce pilnować terminów bez codziennego ręcznego sprawdzania panelu.

Co można ustawić

W konfiguracji określasz:

• czy przypomnienia są aktywne,
• jak często mają być wysyłane,
• na jakie adresy e-mail ma trafiać digest,
• które firmy mają być objęte wiadomością.

Jak włączyć przypomnienia krok po kroku

1. Przejdź do Settings.
2. Otwórz sekcję Powiadomienia o nieopłaconych fakturach.
3. Włącz checkbox aktywujący digest.
4. Wybierz częstotliwość: codziennie, co 3 dni albo raz w tygodniu.
5. Wpisz adresy e-mail odbiorców.
6. Zaznacz firmy, które mają być objęte przypomnieniami.
7. Zapisz ustawienia.

Co zawiera e-mail

Digest jest budowany jako zbiorcza tabela. W praktyce zawiera:

• nazwę firmy,
• termin płatności,
• numer faktury,
• sprzedawcę,
• kwotę brutto,
• rachunek bankowy,
• tytuł płatności.

Dzięki temu odbiorca nie musi już otwierać każdej faktury osobno, żeby przygotować przelew.

Jak dobrać częstotliwość

1 raz dziennie

Dobry wybór dla zespołów, które codziennie obsługują wiele dokumentów.

1 raz na 3 dni

Rozsądny środek dla mniejszych firm, które chcą zachować kontrolę bez nadmiaru wiadomości.

1 raz w tygodniu

Najlepiej sprawdza się tam, gdzie płatności są planowane blokowo, na przykład w określone dni tygodnia.

Dobre praktyki

• ustawiaj przypomnienia tylko dla firm, które naprawdę chcesz monitorować,
• podawaj więcej niż jeden adres odbiorcy, jeśli proces obejmuje kilka osób,
• regularnie oznaczaj faktury jako opłacone, aby digest nie zawierał nieaktualnych pozycji,
• łącz digest z widokiem Nieopłacone, aby szybko przejść od maila do szczegółów dokumentu.

FAQ

Czy jeśli nie podam adresu e-mail, przypomnienie przestanie działać?

Jeżeli konfiguracja odbiorców jest pusta, system może użyć adresu właściciela workspace jako fallback.

Czy można objąć przypomnieniami tylko wybrane firmy?

Tak. To właśnie zalecany model pracy w multi-company workspace.

Czy digest pokazuje tylko przeterminowane faktury?

Nie. Może obejmować wszystkie nieopłacone faktury z terminem, ale pozycje przeterminowane są wyraźnie wyróżnione.