Archiwum XML KSeF: jak zorganizować własne archiwum w firmie

Obowiązek przechowywania e-faktur przez minimum 5 lat wymaga przemyślanej strategii archiwizacji.

Co należy archiwizować?

• Pliki XML faktur wystawionych (outgoing)
• Pliki XML faktur otrzymanych (incoming)
• UPO dla faktur wystawionych
• Logi synchronizacji

Ministerialny panel vs własne archiwum

Ministerialny panel KSeF przechowuje faktury przez ograniczony czas (zazwyczaj 10 lat). Jednak:

• Dostęp wymaga aktywnego tokenu
• Brak wygodnego bulk exportu
• Ryzyko utraty dostępu po zmianie systemu

Własne archiwum daje:

• Pełną kontrolę nad danymi
• Szybki dostęp bez połączenia z KSeF
• Możliwość integracji z systemem księgowym

Jak archiwizować z KSeF Desk?

1. Synchronizuj faktury regularnie (automatycznie co 30 min)
2. XML jest przechowywany w prywatnym storage
3. Używaj eksportu ZIP za dowolny zakres dat
4. Eksportuj na koniec każdego miesiąca

Format i nazewnictwo plików

KSeF Desk eksportuje pliki w formacie: {NIP_firmy}_{numer_KSeF}.xml

W ZIP każda firma ma osobny folder, co ułatwia organizację przy wielu spółkach.

Retencja i bezpieczeństwo

KSeF Desk przechowuje XML bezterminowo. Możliwość usunięcia jest dostępna przez właściciela workspace. Dane są w prywatnym storage niedostępnym publicznie.

Wersja minimum i wersja dojrzała

Wersja minimum to samo przechowywanie XML. Wersja dojrzała to archiwum z wyszukiwaniem, eksportem ZIP, rejestrem CSV i możliwością przekazania wybranych dokumentów księgowości.

FAQ

Czy archiwum powinno być wspólne dla wszystkich firm?

Może być wspólne na poziomie platformy, ale z wyraźnym rozdziałem per firma i per uprawnienia użytkownika.

Powiązane tematy i kolejne kroki

Archiwum XML najlepiej planować razem z powiązanymi procesami:

• Jak pobierać XML z KSeF za cały miesiąc?,
• KSeF: jak zrobić archiwum XML za miesiąc lub zakres dat,
• Jak działa import XML i archiwum.

Jeżeli przekazujesz dokumenty dalej, zobacz też Jak działa paczka faktur dla księgowości.